Das Mitarbeitergespräch kann ein sehr effektives Führungsinstrument sein. Führungskraft und Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin können ihre Erwartungen für das nächste Jahr klären und gemeinsam neue Ziele festlegen. Damit das Gespräch gelingt, braucht es ein passendes Setting.
Keine Störungen oder Unterbrechungen von außen
Das Gespräch sollte an einem Ort stattfinden, an dem niemand bei der Tür hereinplatzt, kein Telefon klingelt und auch kein plötzlich auftretender Lärm das Gespräch unterbricht. Nur so ist es möglich im Gespräch heikle Punkte anzusprechen und einem Gesprächsfaden über längere Zeit zu folgen. Dieser Ort kann ein Büro sein, ein Besprechungszimmer oder ein Seminarraum. Ein Tisch im Restaurant oder Kaffeehaus eignet sich nicht.
Zeitlicher Rahmen ausreichend
Es gibt keine für alle Gesprächssituationen gültige Regeln, wie lange ein Mitarbeitergespräch dauern muss. Die Gesprächszeit sollte lange genug sein, um über die Leistungen im letzten Jahr zu sprechen und die Erwartungen für das nächste Jahr zu klären. Für manche Mitarbeiterpositionen können dafür 30 Minuten ausreichend sein. Für andere MitarbeiterInnen wird es schwierig sein alle Aspekte in 90 Minuten zu besprechen. Falls das Gespräch länger als zwei Stunden dauert, empfehle ich es zu unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.
Gesprächsleitfaden nutzen
In vielen Organisationen gibt es einen Leitfaden für das Mitarbeitergespräch, entweder in Form eines Formulars, als Fragebogen oder als Liste mit empfohlenen Themen. Gerade für Führungskräfte mit wenig Erfahrung bietet der Leitfaden eine Struktur für das Gespräch. Zugleich besteht aber auch die Gefahr sklavisch Themen abzuarbeiten, ohne wirklich mit dem Mitarbeiter in Kontakt zu kommen.
Möglichkeit zur Vorbereitung für Führungskraft und MitarbeiterInnen
Anhand des Leitfadens können sich sowohl MitarbeiterInnen als auch Führungskräfte gezielt vorbereiten. In der Vorbereitungszeit kann man das vergangene Jahr noch einmal Revue passieren lassen. Was waren die Höhepunkte? Welche Krisen in der Zusammenarbeit wurden bewältigt? Welche Ziele wurden erreicht? Die Vorbereitung sollte jedoch auch dafür genutzt werden Erwartungen für das nächste Jahr möglichst spezifisch zu formulieren.
Schwerpunkte setzen
Viele Führungskräfte sind überwältigt von der Fülle der Punkte, die es zu besprechen gibt. Sie hetzen von einem Punkt zum nächsten, ohne bei einem der Punkte in die Tiefe zu gehen. Welches der möglichen Gesprächsthemen wird im nächsten Jahr den größten Einfluss auf die erfolgreiche Zusammenarbeit haben? Verwenden Sie im Mitarbeitergespräch die meiste Zeit für die erfolgsrelevanten Themen.
Struktur ankündigen und einhalten
Ein Mitarbeitergespräch ist keine Plauderstunde. Damit alle wichtigen Themen besprochen werden können, braucht es eine zeitliche Struktur. Die Führungskraft kann gleich am Anfang des Gesprächs ankündigen für welche Themen wie viel Zeit zur Verfügung steht. Diese Struktur hilft beiden dabei rasch zum Punkt zu kommen.
Platz für Überraschungen und auftauchende Konflikte
Falls in einem Mitarbeitergespräch ein Konflikt an die Oberfläche kommt oder ein Thema zur Sprache kommt, mit dem die Führungskraft nicht gerechnet hat, kann sie die Struktur natürlich abändern oder – wenn das Thema sehr wichtig ist – sogar das Mitarbeitergespräch auf einen anderen Tag verschieben.
Autor: Mag. Alfred Faustenhammer