In den meisten Organisationen wird von den Führungskräften erwartet, dass sie Mitarbeitergespräche führen. Viele Führungskräfte bemühen sich redlich, diese Gespräche entsprechend den Leitfäden und Anforderungen der Organisation effektiv zu gestalten. Dennoch sind sie frustriert, weil manche Gespräche aus dem Ruder laufen, nachher mehr Konflikte da sind als vorher oder die Gespräche unergiebig sind.
Als Führungskraft können Sie sehr viel zum Erfolg der Gespräche beitragen, indem Sie sich auf die folgenden Aspekte konzentrieren:
1. Die Ereignisse des Jahres einordnen
Zwischen Führungskräften und MitarbeiterInnen gibt es wechselseitige Erwartungen. Manche beziehen sich auf die zu erbringende Leistung, andere auf die wechselseitige Information, Abstimmung oder Kooperation. Manchmal kommt es während eines Jahres zu Konflikten, Enttäuschungen und Frustrationen. Im Mitarbeitergespräch können Sie gemeinsam zurückblicken und einschätzen wie gut – unabhängig von einzelnen Ereignissen – die Zusammenarbeit und die erreichten Erfolge waren. Diese Einschätzung ist die Grundlage für die wechselseitigen Erwartungen im nächsten Jahr.
Ein Beispiel: Andrea hatte mit dem größten Kunden einen Streit. Der Kunde hat ihr ungerechtfertigterweise in einer Besprechung unterstellt einen Abgabetermin versäumt zu haben. Sie hat sich sehr geärgert und dem Kunden lautstark bewiesen, dass der Fehler auf seiner Seite lag. Als Andreas Chef Reinhard davon erfährt, macht er Andrea schwere Vorwürfe. Er fürchtet, den Kunden zu verlieren. Ein halbes Jahr später stellen Andrea und Reinhard im Mitarbeitergespräch fest, dass der Streit zu einer Verbesserung der Beziehung zum Kunden geführt hat. Auch die Zusammenarbeit zwischen Andrea und Reinhard hat sich seit dem Streit verbessert. Beide sehen die Situation heute als einen positiven Wendepunkt und nicht als Andreas Fehler. Das Mitarbeitergespräch hat geholfen, diese Verbesserung aufzudecken und klar zu benennen und somit als Ressource für die weitere Zusammenarbeit sehen zu können.
2. Zufriedenheit mit der Leistung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin
Es ist die Aufgabe der Führungskraft während des ganzen Jahres, die Leistung zu beobachten und laufend Feedback zu geben. Dieses Feedback sollte möglichst spezifisch und verständlich sein. Im Mitarbeitergespräch sollten daher nach Möglichkeit Ereignisse nicht erstmals angesprochen werden, sondern das bisherige Feedback zusammengefasst werden. Falls ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin völlig überrascht über ihre Einschätzung ist, könnte es sein, dass Sie bisher im Feedback nicht klar genug waren.
3. Zielerreichung, Bonus, Gratifikation, etc.
In vielen Organisationen entsteht bei der Durchsicht der Gesprächsleitfäden der Eindruck, dass der Kern des Mitarbeitergesprächs die „Notenverteilung“ durch die Führungskraft mit anschließender Verteilung oder Verweigerung von Belohnung ist. Auch wenn Zielerreichung und Bonus in Ihrer Organisation sehr wichtig sind, versuchen Sie trotzdem, auch über die anderen hier genannten Themen zu sprechen. Die Leistung der MitarbeiterInnen im nächsten Jahr hängt vor allem davon ab, wie gut Sie Ihre wechselseitigen Erwartungen für die Zukunft geklärt haben und nicht von der Leistung der Vergangenheit.
4. Erwartungen für das nächste Jahr klären
Sprechen Sie über die Art von Zusammenarbeit, die Sie gerne miteinander hätten. Es gibt sehr viele ganz pragmatische Aspekte der Zusammenarbeit, die viel zum Erfolg beitragen: Wer braucht von wem welche Information? Was soll wie oft abgestimmt werden? Welche Angelegenheiten kann eine Mitarbeiterin selbst entscheiden? Sprechen Sie Erwartungen aus und formulieren Sie nicht nur, was getan werden soll, sondern auch welche Einstellung und welches Verhalten Sie sich erwarten (Verbindlichkeit, Genauigkeit, Freundlichkeit, Ordnung, Eigenverantwortung, Loyalität etc.). Es hilft beiden Seiten weiter, wenn diese Erwartungen ausgesprochen sind.
5. Entwicklungsmöglichkeiten
Viele MitarbeiterInnen möchten im Mitarbeitergespräch erfahren, welche weiteren Entwicklungsmöglichkeiten sie in der Organisation haben und zu welchen Weiterbildungsmaßnahmen sie Zugang haben werden. Falls es solche Perspektiven gibt, können Sie das Gespräch dazu nutzen, um diese zu besprechen. Für den Fall, dass Sie keine Möglichkeiten sehen, wäre es gut, das auch klar auszusprechen. Geben Sie den MitarbeiterInnen eine Chance, mit dieser Information eigene Entscheidungen zu treffen.
6. Motive und Werte
Wenn Sie die wechselseitigen Erwartungen geklärt haben, können Sie auch noch einen Schritt weiter gehen, um das Fundament der Zusammenarbeit zu stärken. Sprechen Sie darüber, was Ihnen persönlich wichtig ist. Welcher Wert hat in der aktuellen Phase Ihres Lebens eine besondere Bedeutung? Werte können sich ändern. Wenn ein Mitarbeiter Kinder bekommt, kann es sein, dass der Wert Familie wichtiger wird als der Wert Karriere. Je mehr Sie die Werte kennen, desto einfacher verstehen Sie das Verhalten der anderen Person.
Autor: Mag. Alfred Faustenhammer
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