Personalakten enthalten eine Fülle an personenbezogenen Daten der jeweiligen Arbeitnehmer/innen. In vielen Unternehmen werden Personalakten überdies inzwischen nur mehr elektronisch geführt. Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich mit der Frage, ob Mitarbeiter/innen die Berichtigung ihres Personalakts verlangen können. Dabei wird auf eine aktuelle, seit Inkrafttreten der DSGVO ergangene Entscheidung der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) Bezug genommen.

Inhalt und Richtigkeit des elektronischen Personalakts

Neben allgemeinen Angaben zur Person enthält ein vollständiger Personalakt in der Regel u.a. auch Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lohnzettel, sozialversicherungsrechtliche Unterlagen, Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaube, Krankenstände sowie Protokolle von etwaigen Mitarbeitergesprächen.

Voraussetzung für das Berichtigungsrecht des Personalakts

Wie die DSB in einer Entscheidung (D122.895/0005) festhielt, ist Voraussetzung für das Berichtigungsrecht nach Artikel 16 DSGVO die objektive Unrichtigkeit der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Im gegenständlichen Fall ging es um die Dokumentation einer (vermuteten) Dienstpflichtverletzung im Personalakt. Eine Mitarbeiterin beschwerte sich darüber, dass nach Klärung der Sachlage in ihrem Personalakt nicht ausdrücklich festgehalten wurde, dass sie keine Dienstpflichtverletzung gesetzt habe.

Laut DSB gelten Daten aus datenschutzrechtlicher Sicht als richtig, wenn sie etwa ein Aktenstück „formell richtig wiedergeben“. Unvollständig sind Daten, „die zwar für sich genommen richtig sind, in der Gesamtheit aber eine objektiv falsche Aussage treffen oder lückenhaft und dadurch objektiv missverständlich sind“. Im verfahrensgegenständlichen Personalakt waren nach der DSB aber keine Daten enthalten, die sich als falsch, unwahr, unzutreffend oder verfälschend qualifizieren ließen. Es waren auch keine Informationen hinzuzufügen, weil sich die Information, dass keine Dienstpflichtverletzung gesetzt wurde, bereits aus einer Zusammenschau der im Personalakt enthaltenen Unterlagen ergab. Die Beschwerde wurde daher abgewiesen.

Autor: Mag. Georg Fellner LL.M.

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