Erfolgreiches Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Preboarding-Maßnahmen Sie ergreifen können, um neue Mitarbeiter:innen willkommen zu heißen und erfolgreich in Ihr Unternehmen einzuführen.
Ein gelungenes Preboarding ist entscheidend dafür, dass neue Mitarbeiter:innen gut in ihrem neuen Job ankommen und schnell produktiv werden. In der Zeit zwischen der Entscheidung für eine Person und dem ersten Arbeitstag haben Sie die Gelegenheit, Unsicherheiten abzubauen und das Engagement von Anfang an zu fördern. Während das Onboarding oft im Vordergrund steht, wird die Phase des Preboarding noch häufig unterschätzt.
1. In der Entscheidung bestärken
Sobald der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, sollte der Kontakt nicht abreißen. Eine herzliche Willkommensnachricht – sei es per E-Mail, Video oder sogar durch eine handschriftliche Karte – kann dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter:innen in ihrer Entscheidung für die Organisation bestätigt fühlen. Teilen Sie mit, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen und geben Sie einen kurzen Überblick über die nächsten Schritte. Dies schafft Vorfreude und signalisiert, dass die Entscheidung richtig war.
2. Persönliche Kontaktaufnahme
Auch wenn das Arbeitsverhältnis noch nicht begonnen hat, können Sie ein virtuelles Treffen oder vielleicht sogar ein Mittagessen vereinbaren, um offene Fragen zu klären und erste Eindrücke auszutauschen. Dies zeigt den neuen Mitarbeiter:innen, dass sie als Individuen wahrgenommen und wertgeschätzt werden, und baut eventuelle Hürden ab. Haben Sie keine Scheu vor dem persönlichen Kontakt in der Preboarding-Phase. Schließlich hoffen Sie doch beide auf eine möglichst fruchtbare Zusammenarbeit.
3. Administrative Schritte leicht machen
Administrative Aufgaben können den Einstieg erschweren, wenn sie nicht rechtzeitig und gut organisiert erledigt werden. Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen, wie z.B. der Arbeitsvertrag, ein Organisationshandbuch, Zugangsdaten oder wichtige Formulare, frühzeitig digital bereitgestellt werden. Ein strukturierter Ablaufplan für die ersten Tage, der alle administrativen Schritte enthält, hilft neuen Mitarbeiter:innen, den Überblick zu behalten. Dies kann durch eine zentrale Plattform oder ein digitales Willkommenspaket erleichtert werden, das auch wichtige Informationen zur Unternehmenskultur und erste Schulungsmaterialien enthält.
4. Orientierung für den ersten Tag
Ein weiterer zentraler Schritt im Preboarding ist die Organisation des ersten Arbeitstages. Ein klarer Plan für den ersten Arbeitstag nimmt neuen Mitarbeiter:innen die Nervosität und hilft ihnen, sich schnell zurechtzufinden. Bereiten Sie einen Tagesplan vor, der Meetings, Kennenlernrunden und Einführungen in die wichtigsten Tools und Arbeitsprozesse enthält. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz – sei es im Büro oder im Homeoffice – vollständig eingerichtet ist und alle technischen Geräte funktionieren.
5. Erste Woche planen und vorbereiten
Die erste Woche ist entscheidend dafür, wie schnell sich neue Mitarbeiter:innen produktiv einbringen können. Planen Sie daher die ersten Tage und Wochen sorgfältig und setzen Sie klare Ziele. Ein strukturierter Einarbeitungsplan, der die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der ersten Wochen abdeckt, gibt neuen Mitarbeiter:innen eine klare Richtung und hilft ihnen, sich von Anfang an auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Stellen Sie sicher, dass regelmäßige Check-ins mit den Führungskräften und dem Team stattfinden, um den Fortschritt zu besprechen und eventuelle Fragen zu klären. Eine frühzeitige Zuweisung eines Buddys oder Mentors, der als erster Ansprechpartner dient, kann zusätzlich zur Orientierung beitragen.
Autor: Mag. Alfred Faustenhammer
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