Prioritäten zu setzen, fällt oft schwer. Den Mehrwert einzelner Aufgaben zu erkennen auch. Lesen Sie hier, wie Sie wirkungsvoll Prioritäten setzen.
Führungskräfte stehen oft vor einer paradoxen Herausforderung: Sie erkennen, dass sie zu viel Zeit für unwichtige Dinge aufwenden, aber es gelingt ihnen nicht, Prioritäten wirkungsvoll zu setzen. Statt strategisch zu handeln, lenken sie ihre Aufmerksamkeit auf dringende, aber nicht entscheidende Probleme. Die oft damit einhergehende Fremdbestimmung führt dazu, dass essenzielle Themen wie Mitarbeiterführung, strategische Weichenstellungen oder die Verbesserung der Zusammenarbeit ins Hintertreffen geraten.
Ein anschauliches Beispiel: Ein Produktionsleiter einer Fabrik, in der Kessel für Großküchen gefertigt werden, widmet sich ausführlich einzelnen Kundenbeschwerden. Gleichzeitig bleibt kaum Zeit für die Neuorganisation der Suche nach dringend benötigten Schweißern auf dem internationalen Arbeitsmarkt oder für die Entwicklung neuer Rekrutierungsmethoden über Social-Media. Dabei sind genau diese Aufgaben der Schlüssel, um langfristig erfolgreich zu bleiben.
Das Eisenhower-Prinzip, das zwischen „dringend“ und „wichtig“ unterscheidet, mag hier zunächst hilfreich erscheinen. Es zeigt, dass die Veränderung des Rekrutierungsprozesses wichtig, aber nicht dringend ist. Doch es beantwortet zwei entscheidende Frage nicht: Wann finde ich die Zeit für Priorisierung? Was lasse ich weg, um Zeit für das Wichtige zu schaffen?
Drei Empfehlungen für wirkungsvollere Prioritäten
1. Definieren Sie Aufgaben, die immer wichtig sind.
Die regelmäßige Ausführung wichtiger Aufgaben hilft dabei, langfristig die Weichen richtig zu stellen. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeitergespräche, strategische Planung, Marktbeobachtung oder die Anpassung der internen Kommunikation. Indem Sie festlegen, welche Tätigkeiten in Ihrem Arbeitsbereich einen festen Platz in Ihrem Kalender verdienen, schaffen Sie den ersten Schritt für eine konsequente Priorisierung im Alltag.
2. Planen Sie Zeitfenster für wichtige Aufgaben ein.
Finden Sie jede Woche einen festen Termin, um ungestört die Zeit für langfristige Themen zu planen. Ein fixes Zeitfenster – Montagmorgen um 8:00 oder Freitag um 17:00 – bietet den idealen Rahmen, um ohne Ablenkung die Prioritäten für die nächste Woche zu überdenken. Ergänzen Sie diese Zeitfenster durch fixe Blöcke während der jeweiligen Woche, in denen Sie an Ihren definierten Schlüsselaufgaben arbeiten.
3. Streichen Sie konsequent Unwichtiges.
Nicht jede E-Mail, nicht jedes Meeting und nicht jedes Gespräch verdient Ihre Aufmerksamkeit. Überlegen Sie einmal in jeder Woche, welche Tätigkeiten keinen spürbaren Beitrag zum Erfolg leisten, und sagen Sie sie ab. Indem Sie bewusste Entscheidungen treffen, schaffen Sie Raum für das Wesentliche. Schließlich muss sich der Produktionsleiter eines Unternehmens nicht persönlich um alle Kundenbeschwerden kümmern. Das Absagen ist am Anfang anspruchsvoll, doch Sie werden schnell merken, wie viel Leichtigkeit das in Ihren Alltag bringt.
Fazit: Gewohnheiten schaffen Klarheit
Je mehr Sie diese drei Empfehlungen in Ihren Arbeitsalltag integrieren, desto leichter wird es Ihnen fallen, Prioritäten zu setzen. Wenn Sie Aufgaben definieren, Zeitfenster schaffen und unwichtige Tätigkeiten loslassen, erzielen Sie sichtbare Ergebnisse. Ihre Arbeit wird entspannter und Sie können sich mit Freude auf das Wesentliche konzentrieren. Mit dieser neuen Routine gestalten Sie Ihre Führungsrolle nicht nur wirkungsvoll, sondern auch nachhaltig erfolgreich.
Zum Autor:
Mag. Alfred Faustenhammer ist erfahrener Leadership-Coach und Autor des Buches „Weniger tun, mehr bewirken“.
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