Mitarbeitergespräche zählen zu den wichtigsten Führungsinstrumenten. Im Idealfall ist das strukturierte und vorbereitete Gespräch eine gute Möglichkeit, um einander Feedback zu geben – und zwar für beide Seiten. Erfolgreiche Mitarbeitergespräche leben nicht vom Abarbeiten eines Formulars aus der Personalabteilung, denn es gibt viele Faktoren, die zum guten Gelingen des Gesprächs beitragen.

 

Klarheit über den Gesprächsinhalt

Mitarbeitergespräche können mehreren Zwecken dienen, sei es:

• Rückblick und konstruktive Kritik der Leistungen im abgelaufenen Jahr
• Definition von Aufgaben und Zielen für die kommende Periode
• Personalentwicklung, Karriere- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Thematisierung offener oder latenter Konflikte
• Lob und Anerkennung für das Erreichte
• Gezielte Kritik und Benennung von Verbesserungen
• Austausch von Informationen und Lernen voneinander
• Verbesserung der Beziehung zwischen Führungskraft und Arbeitnehmer
• Motivation und Mitarbeiterbindung

 

Tipp: Je nach Schwerpunkt sollten Sie als Führungskraft den passenden Einstieg ins Gespräch wählen. Steht etwa Kritik im Vordergrund, wirkt ein übertrieben freundlicher Beginn als unauthentisch.

 

Gute Struktur des Gesprächs

Viele Personalabteilungen stellen ihren Führungskräften Formulare zur Verfügung, die gesprächssteuernde Fragen enthalten. Je erfahrener eine Führungskraft ist, desto eher kann und sollte sie vom vorgegebenen Rahmen abweichen und einen natürlicheren Gesprächsverlauf wählen.

 

Tipp: Eine bewährte Methode zur Strukturierung des Mitarbeitergesprächs ist „Gestern – heute – morgen“. Zunächst erfolgen der Rückblick und die konstruktive Kritik der Zeit seit dem letzten Gespräch. Anschließend geht es um die aktuelle Lage, die Zuteilungen der Arbeit und das Verhältnis im Team. Zuletzt wird über die Zukunft gesprochen, also über Karriereentwicklung, Ausbildungen und die konkreten nächsten Schritte.

 

Gute Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung drückt dem Gegenüber nicht nur Wertschätzung aus, sondern ordnet auch die eigenen Gedanken, Wünsche und Vorhaben. Viele Führungskräfte widmen sich aus Zeitgründen kaum der Vorbereitung und meinen, ihnen würde im Gespräch schon das Richtige einfallen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Mitarbeitergespräche umso besser gelingen, je besser vorbereitet eine Führungskraft ist.

 

Tipp: Zur Vorbereitung zählen nicht nur inhaltliche Themen, sondern auch das Schaffen eines Raumes, in dem ein gutes Gespräch stattfinden kann. Erfahrene Führungskräfte achten daher auf eine ungestörte Atmosphäre, einen angemessenen Raum, ausreichend Zeit und Wasser.

 

Angemessene Kommunikation

Eine gute Kommunikation ist in der Beziehung freundlich und wohlwollend, in der Sache jedoch klar und eindeutig. Viele Führungskräfte scheuen sich, im Gespräch mit ihren Mitarbeitern klare Ansagen zu machen und wollen ein netter Chef sein. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass nette Chefs das Unternehmen ruinieren. Es geht in der Rolle als Vorgesetzter nicht darum beliebt zu sein, sondern Ergebnisse im Sinne des Unternehmens zu erzielen und von allen Seiten respektiert zu werden.

 

Tipp: Vergegenwärtigen Sie sich als Chef, dass Sie für alle Beteiligten das Beste wollen. Ziehen Sie gleichzeitig klare Grenzen, und achten Sie auf klare Kommunikation. Vermeiden Sie Weichmacher, wie etwa „eigentlich, ziemlich, eher, vielleicht, ein bisschen, quasi, leider“. Verteidigen Sie verbal Ihre Grenzen, etwa mit der Formulierung: „Das kommt für mich (nicht) infrage.“

 

Klarheit über die Rollen

Viele Führungskräfte meinen, dass eine Kommunikation auf Augenhöhe der beste Umgang mit ihren Mitarbeitern sei. Ein autoritärer Führungsstil im Sinne von „Command and control“ sei nicht mehr zeitgemäß. Machen Sie sich jedoch bewusst, dass das Verhältnis von Führungskraft und Mitarbeiter immer hierarchisch ist und Sie sich in der Rolle des „Königs“ befinden.

 

Tipp: Der „König“ als Archetyp hat zwei Aufgaben: Erstens setzt er die Regeln fest. Zweitens dienen die Regeln dazu, damit sich alle optimal entwickeln können. Ein schwacher König setzt weder Regeln noch Grenzen fest, spendet weder Lob noch Kritik, und alles versinkt im Chaos. Ein überheblicher König setzt zwar Regeln fest, die aber nur seinem eigenen Vorteil dienen. Ein guter König bestimmt die Regeln, nach denen alle ihr Bestes geben können.

 

Ein positiver Ausblick und Perspektiven

Um die Motivation der Mitarbeiter und ihre Bindung an das Unternehmen zu verstärken, ist der letzte Eindruck im Mitarbeitergespräch der wichtigste. Vielen Mitarbeitern geht es nicht darum, jetzt sofort all ihre Wünsche erfüllt zu bekommen, sondern Klarheit darüber zu erhalten, was sie aus eigener Kraft tun können, um in ihrer Karriere voranzukommen.

 

Tipp: Achten Sie bewusst darauf, welche abschließenden Worte Sie für Ihr Mitarbeitergespräch finden. Vor allem das letzte Wort schwingt gedanklich noch lange Zeit nach. Ein Beispiel: „Ich danke Ihnen herzlich für die gute Zusammenarbeit im letzten Jahr und wünsche Ihnen bei der Erreichung Ihrer beruflichen Vorhaben viel Erfolg.“

 

 

Autor: Dr. Conrad Pramböck

 

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